28/04/2020

Microsoft Teams : les 5 astuces pour passer en mode expert

44 millions d’utilisateurs actifs chaque jour dans le monde. Plus de 2 milliards de minutes de réunion enregistrées en une journée durant le mois d’avril 2020. Les chiffres liés à Microsoft Teams ont de quoi de donner le vertige !

Avec Teams, vous pouvez discuter avec vos collègues où que vous soyez, participer à des réunions en vidéo (en floutant votre arrière-plan si cela est nécessaire), partager des documents… Mais tout cela n’est que la partie émergée de l’iceberg. Nous allons vous donner les clés pour devenir un pro de Teams.

Vous êtes de plus en plus nombreux chaque jour à avoir recours à cet outil de travail collaboratif. Mais connaissez-vous tous ses secrets ? Car Teams propose une palette de fonctionnalités très large. Alors si vous souhaitez devenir un expert, voici quelques astuces qui pourraient bien changer votre quotidien. Communiquer avec vos collègues, notamment en période de télétravail, n’aura jamais été aussi simple. On vous explique tout.

 

1/ Prenez les commandes 💡

 

La ligne de commande, ça vous parle ? C’est cet élément qui se trouve en haut de votre application Teams. Vous vous en servez sans doute déjà pour rechercher des interlocuteurs par exemple. Mais cette barre peut faire bien plus pour vous. Si vous cliquez dessus puis sur la touche barre oblique (/) vous allez comprendre. Une multitude de commandes sont à votre disposition. Voici quelques exemples :
/absent : définir votre statut sur absent
/accéder : : accéder à un canal ou à une équipe
/conversation : envoyer un message rapide à un contact
/testcall : passer un appel test

On pourrait continuer comme ça pendant des heures, mais le plus simple c’est encore que vous alliez découvrir tout cela vous-même directement dans Teams.

 

2/ Ne passons pas par 4 chemins 🧭

 

Vous l’ignorez peut-être (mais c’est sur le point de changer), mais vous avez la possibilité d’utiliser de nombreux raccourcis clavier dans Teams. Comment les connaître ? En vous reportant au premier point sur la barre de commande bien entendu 😊 En tapant /touches vous allez avoir accès à tous les raccourcis.
Que ce soit pour la navigation (ouvrir la section Equipes, la section Appels, Who, etc), la messagerie (accéder à la zone de rédaction, démarrer une nouvelle ligne, joinre un fichier, etc), les réunions, les appels ou encore le calendrier, il existe une multitude de raccourcis pour vous simplifier l’utilisation de Teams !

 

3/ On passe au tableau ✏️

Pendant une réunion, il est souvent nécessaire de prendre des notes, de poser quelques idées par écrit… C’est là que vous pouvez ouvrir votre tableau blanc collaboratif. Géré par l’application Web tableau blanc, il permet aux participants de la réunion de dessiner et d’écrire ensemble sur une toile partagée. Une fois que vous avez rejoint une réunion Microsoft Teams, cliquez sur l’icône Partager dans la barre d’état de partage de cette réunion. Dans la section Tableau blanc, sélectionnez Tableau blanc collaboratif Microsoft. Vous aurez même le choix de la couleur de votre stylo (noir, rouge, vert ou bleu).

 

 

4/ Faites circuler l’information 📩

 

Les messages que vous échangez dans Teams avec vos collègues peuvent concerner des personnes externes à l’entreprise ou simplement des collaborateurs qui n’ont pas accès à certains de vos canaux de discussion dans Teams. Aucun problème ! Si l’information doit leur parvenir, il vous suffit de partager certains messages dans Outlook. Pour cela, vous devez cliquer sur les trois petits points qui se trouvent à droite de chaque message pour ouvrir le menu de fonctionnalités disponibles et de sélectionner « Partager dans Outlook ». On vous avait bien dit que c’était simple !

 

5/ Voyage, voyage ⛵️

 

Si vous avez envie de dépaysement, c’est désormais possible en personnalisant votre fond d’écran. A la plage, dans un chalet à la montagne, en plein désert, depuis l’espace ou depuis un bureau d’angle en haut d’une tour en verre… Faites votre choix en fonction de vos envies. Pour modifier l’arrière-plan une fois que vous avez déjà rejoint une réunion, accédez aux contrôles de la réunion et sélectionnez autres actions > afficher les effets d’arrière-plan. Notre astuce : cliquez sur « Prévisualiser » si vous voulez voir à quoi ressemblera votre écran avant tout le monde.

Vous l’aurez compris, Microsoft Teams est un outil très complet qui permet de (télé)travailler en équipe simplement. N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez en savoir encore plus !

 

 

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