06/10/2020

Nouveautés Teams : Microsoft s’adapte aux nouvelles exigences des entreprises

De vrais bouleversements se sont opérés ces derniers mois dans le quotidien des professionnels du monde entier. La crise sanitaire a notamment accéléré le déploiement du télétravail dans de nombreuses entreprises qui n’ont eu d’autre choix que de s’adapter et de réinventer leur manière de collaborer. Cela passe entre autres par l’acquisition de nouveaux outils permettant à leurs équipes de maintenir leurs activités dans de bonnes conditions, même depuis chez eux. Dans cette nouvelle dynamique, une solution tire son épingle du jeu.

 

D’après une étude d’Orange Business Services, une grande majorité des entreprises (79%) estiment que la crise a changé leur façon d’utiliser les services numériques. Elles souhaitent continuer à améliorer leurs outils de collaboration. En effet, elles sont conscientes « que de futures perturbations pourraient survenir en raison de confinement ou d’autres restrictions ». Les entreprises préfèrent donc s’assurer que leurs équipes ont les bons outils à disposition.

 

Répondre aux besoins des équipes avec Microsoft Teams

 

L’intérêt des entreprises pour les outils numériques représente une belle opportunité pour des outils comme Teams de Microsoft qui propose de nouvelles fonctionnalités régulièrement pour coller au plus près de leurs besoins. De 44 millions d’utilisateurs actifs par jour à la mi-mars (avant le confinement), la solution de Microsoft en comptait 75 millions mi-juin. Cet outil permet de mettre en place des méthodes de travail collaboratif très performantes grâce à un large panel de fonctionnalités.

 

La plateforme collaborative de Microsoft permet de collaborer, de partager des documents, d’organiser des réunions en visioconférence, de passer des appels… Fin septembre, à l’occasion de son événement annuel Microsoft Ignite, l’entreprise américaine a dévoilé de nouvelles fonctionnalités disponibles dans Teams dans les mois à venir. Petit tour d’horizon de ce qui vous attend avec votre solution collaborative :

 

Together mode : maintenir la dynamique d’équipe, même à distance

 

Le second Work Trend Index a montré que 60% des salariés se sentent moins connectés à leurs collègues depuis que le télétravail s’est généralisé. Le confinement et le télétravail nous ont imposé de trouver des solutions pour être ensemble tout en étant dispersés géographiquement. Une problématique à laquelle Microsoft répond avec le mode « Together ».

 

 

Cette fonctionnalité, disponible aussi bien pour les appels que pour les réunions en ligne, permet de transposer les participants dans un environnement virtuel partagé (auditorium café, etc). Le but est de leur donner l’impression d’être assis dans la même pièce et ainsi recréer les conditions d’une réunion en présentiel. Le mode « Together » doit permettre aux participants « de mieux comprendre qui prend la parole, d’interpréter les expressions du visage, et de faciliter la détection des indices non verbaux qui sont importants pour mieux se comprendre et mieux interagir », explique Microsoft.

 

Maximiser l’engagement durant une présentation

 

Microsoft a annoncé la possibilité d’ici quelques semaines, de personnaliser la manière dont l’organisateur d’une réunion présente son contenu au cours d’une visioconférence. Il pourra notamment se faire apparaître au premier plan d’une présentation PowerPoint. De cette manière, il pourra se rapprocher des intervenants et maximiser l’engagement durant la réunion.

 

 

Breakout Rooms : des salles de travail disponibles dans Teams

 

Cette fonctionnalité a été très demandée et arrivera finalement d’ici la fin de l’année. Microsoft a décidé d’ajouter des salles de travail dans son outil collaboratif. L’organisateur d’une réunion aura donc la possibilité de diviser un appel vidéo ou audio en petits groupes de discussion. L’organisateur a alors la possibilité d’intervenir séparément auprès des différents groupes puis de les réunir à nouveau si besoin. Une fonctionnalité idéale pour les brainstormings par exemple !

 

 

Un récapitulatif complet de vos réunions

 

En ajoutant régulièrement de nouvelles fonctionnalités, Microsoft cherche à faciliter et à encourager la collaboration au sein des entreprises. L’application permettra par exemple, dans quelques semaines, de proposer aux participants d’une réunion un récapitulatif de ce qui a été dit et échangé. Pour toute réunion contenant l’enregistrement audio, il sera possible de récupérer les messages échangés, les fichiers partagés ou encore la transcription de la séance.

Ce récapitulatif sera disponible dans l’onglet chat de la réunion ainsi que dans le moment de réunion indiqué dans le calendrier outlook. Et comme le télétravail nécessite d’avoir accès facilement à ses documents professionnels, ces résumés seront, à terme, disponibles sur SharePoint.

 

 

Favoriser les interactions dans Microsoft Teams

 

Lors d’une réunion Teams il est parfois compliqué de manifester son accord ou sa joie face à une bonne nouvelle annoncée par l’organisateur par exemple. Mais ça c’était avant. Afin de favoriser les interactions lors des réunions, l’application propose des réactions en direct sous la forme d’émojis (un cœur, des mains qui applaudissent, un smiley, etc). Plus besoin de prendre la parole pour faire passer des messages avec la solution Microsoft Teams !

 

 

Toujours plus de participants

 

Que ce soit pour une réunion avec tous les membres d’une entreprise ou pour un événement public par exemple, le nombre de personnes présentes à l’écran augmente encore. Tout d’abord, Teams donnera la priorité aux personnes qui parlent et qui seront positionnés verticalement sur le côté. Ensuite, il sera désormais possible d’afficher 49 participants en même temps, d’en convier 1000 à intervenir et jusqu’à 20 000 à assister à l’événement.

 

Autre nouveauté pour les organisateurs de webinars : ils pourront envoyer des invitations grâce à des emails automatisés et accéder à un tableau de bord détaillé après chaque événement pour en apprendre plus sur l’engagement des participants.

 

 

Toutes ces fonctionnalités prometteuses ont toute une finalité commune : améliorer la collaboration des équipes, lorsqu’elles sont en entrepris ou chez elles. Si vous voulez découvrir cette solution de Microsoft et bénéficier de toutes ces options, contactez-nous sans attendre !

 

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