15/07/2020

Summer break : partez en vacances bien préparé

🏝 Vous entendez déjà le bruit des vagues alors que vous êtes dans le métro en pleine heure de pointe ou dans les embouteillages à la sortie des bureaux ? Votre départ en vacances ne doit plus être bien loin, pas vrai ?

 

📵 Vous avez peut-être décidé (ou pas) de faire une coupure nette avec le boulot, les emails et les réseaux sociaux pendant ces vacances estivales. Avant de boucler votre valise, il y a quelques actions simples à mettre en place pour rester joignable tout en assurant votre bronzage ou pour être sûr d’avoir tous vos messages lorsque vous vous reconnecterez à la rentrée.

 

On vous propose une petite check-list des choses à faire avant de quitter le bureau :

 

🟢 Programmer votre email d’absence

 

Pour vous simplifier la vie, on a tout prévu. Vous n’avez plus qu’à combler les trous 📧

Madame, Monsieur,

Merci beaucoup pour votre message.

Je suis actuellement en congés. Je serai joignable à nouveau dès le JJ/MM/AAAA.

En cas d’urgence, veuillez contacter Monsieur ou Madame X à cette adresse MrMmeX@exemple.com ou au 01.XX.XX.XX.XX

Ce numéro aura de l’importance dans les étapes suivantes

 

🟢 Préparer un message vocal de circonstance

 

Il ne faut pas hésiter, sur votre téléphone fixe mais également sur votre téléphone mobile, à personnaliser votre message vocal en fonction des circonstances. Durant l’été, il s’agira d’informer vos interlocuteurs de votre date de départ, de votre date de retour et éventuellement de leur indiquer vers qui ils peuvent se tourner pour obtenir les informations qu’ils recherchent.

 

📞 Un exemple (un peu classique) pour vous donner de l’inspiration :

Bonjour, vous êtes bien sur le répondeur de [votre nom], entreprise [nom de l’entreprise]. Je suis actuellement en congés du xx/xx au xx/xx. Si c’est urgent, merci de contacter Monsieur ou Madame X au 06XXXXXXXX

 

Vous pouvez faire ressortir votre personnalité avec un message qui vous ressemble (en y ajoutant une touche d’humour par exemple).

 

🟢 Gérez vos renvois et redirections d’appels

 

Lorsque vous êtes en vacances, et que vous disposez des bons outils cela va de soi, vous avez la possibilité de mettre en place différents types de renvois (de votre ligne fixe vers votre mobile par exemple, ou vers le numéro d’un de vos collègues) : renvoi sur non-réponse, renvoi immédiat, renvoi sur non-connexion…

📲 Vous décidez de la période durant laquelle la règle s’applique, si les appels sont renvoyés vers un numéro (le numéro que vous avez indiqué dans votre email d’absence) ou vers votre messagerie, etc.

 

🟢 En vacances mais toujours informé

 

Même en vacances vous souhaitez savoir qui vous a appelé, quels messages vous avez reçu… Pas besoin d’être un espion pour avoir ces infos quand vous êtes absent. Il suffit d’avoir les bons outils comme la messagerie vocale visuelle par exemple. Si vous êtes un utilisateur du selfcare Sewan et que vous êtes équipé d’une ligne mobile avancé, vous pouvez recevoir la retranscription de vos messages vocaux directement dans votre boîte mail, voire par sms 💬.

 

Et pour ceux qui n’ont pas envie de se déconnecter, bonne nouvelle : il est possible de passer vos appels pros depuis votre mobile perso tout en présentant votre numéro de fixe pro par exemple à vos interlocuteurs. Vous allez pouvoir appeler vos clients ou vos prospects depuis la plage alors qu’ils vous penseront au bureau 

 

 

Sewan vous accompagne même en vacances

 

Vous serez nombreux dans les semaines à venir à passer en mode vacances et à vous déconnecter de votre vie professionnelle. Pour que cette période ne soit pas synonyme de perte d’information ou de productivité, n’hésitez pas à nous contacter. Nos experts sont mobilisés pour vous accompagner et vous guider vers les outils qui vous permettront de gérer vos projets en toutes circonstances, même quand vous êtes off !