11/07/2019

TOP 5 des fonctionnalités cachées d’Office 365

 

Office 365 recèle de fonctionnalités cachées que vous ne soupçonniez pas. Effectuons un rapide coup d’œil sur les plus intéressantes.

 

1. Au fond, la forme est importante 

Imaginez, vous êtes en télé travail depuis votre terrasse. Vous répondez à vos mails, donnez vos indications à vos collaborateurs quand votre plus gros client vous appelle mécontent. Mais au même moment, vos enfants se chamaillent sur un sujet sensible « Qui est plus fort entre Cristiano et Messi ». (Alors qu’on sait tous que la réponse est Zidane). Est-il utile que votre client voit vos charmants enfants en plein pugilat ? Pas vraiment.

Pas de souci, avant de leur expliquer le football, vous prenez l’appel et activer la fonction Blur.

Le fond est alors flouté, et vous pouvez avoir une conversation normale pour rassurer votre client qui ne verra que vous sans possibilité de distinguer l’arrière-plan ou ce qui se trouve autour de vous.

2. Halte aux vendeurs d’aspirateurs !  + 

Ah la prospection, une démarche aussi fastidieuse qu’indispensable. Et si Outlook répondait enfin à une problématique éternelle ? « Comment entrer en contact avec un prospect sans passer pour un forceur, sans spammer tout en se présentant et en suscitant l’intérêt » ?.

Saviez-vous que vous pouvez connecter votre compte LinkedIn directement à votre compte Office 365. Cela signifie concrètement que vous pouvez importer vos contacts Linkedin dans votre application ou votre Web App Outlook.

Fonctionnement

1.Depuis votre Web App ou votre Outlook, cliquez sur le profil de la personne.

2.Une icône LinkedIn est visible.

3.Cliquez dessus.

4.Vos comptes @votreentreprise.com et votre compte Linkedin se synchronisent.

Vous avez ensuite la vue du profil LinkedIn de la personne et pouvez l’enregistrer en tant que prospect.

 

 

 

3. Un email peu formel 

Saviez-vous que les emails contenant un émoji dans l’objet bénéficie d’un meilleur taux d’ouverture ?

Et bien Outlook le sait et intègre désormais le clavier émoji ainsi qu’un module de GIF. De quoi créer des emails bien plus créatifs et implicatifs et mettre de côté vos salutations les plus distinguées.

Uniquement accessible sur Outlook Web pour l’instant, il vous suffit de cliquer sur le smiley sous votre corps de mail pour accéder à l’intégralité des émojis existants.

 

 

4.Dispo na dispo  + 

Soit X  = la disponibilité de 27 minutes du DG le mardi 4 février

Soit Y  = la disponibilité du directeur commercial de 1h le jeudi 2 mars

Soit Z = vos vacances qui commencent demain.

Calculez W, la probabilité de trouver un créneau pour organiser une réunion tous ensemble avant votre départ.

Ne vous tracassez pas la tête à jouer à l’apprenti Stephen Hawking, aucune faille spatio temporelle ne viendra vous sauver. Utiliser plutôt FindTime l’application Office intégrée dans Outlook qui vous permet de planifier facilement une réunion avec tous les intervenants concernés.

D’une simplicité enfantine, et d’une efficacité FindTime vous permet de trouver en un clic un créneau commun à tous les participants. Les invités votent sur le créneau le plus approprié qui leur convient. Jusqu’à ce que le choix soit entériné, les créneaux figurent dans l’agenda de l’organisateur et des invités comme provisoires.

 

 

5. Désencombrez votre boite mail  + 

Pourquoi répondre à un mail par un mail quand votre réponse se résume à « OK » , « Merci »  ou « A demain ». Vous aussi vous vous posez la question ? Mais Microsoft pense décidément à tout. Désormais, depuis Outlook vous pouvez répondre directement à un mail dans Teams !

Pour ce faire , rien de plus simple

Dans votre message, à côté de « répondre » , « répondre à tous  » et « transférer » cliquez sur  « répondre par message instantané », une fenêtre Teams s’ouvre, vous n’avez plus qu’à répondre.

 

 

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