19/05/2020

Travail à distance : retour d’expérience sur une période inédite pour les collaborateurs de Sewan

Qui aurait pu prédire un tel chamboulement dans nos vies au début de l’année 2020 ? Et pourtant, après plus de 8 semaines de confinement et de travail à distance, les faits sont là : nous avons opéré des changements majeurs dans notre quotidien professionnel, nos organisations internes, notre manière d’interagir les uns avec les autres, notre façon de manager, de gérer les projets…

 

Le travail à distance a été une découverte (plus ou moins bonne) pour beaucoup de salariés parmi les 5 millions qui l’ont expérimenté ces dernières semaines. Chez Sewan, durant cette période inédite, nous avons voulu savoir comment tout cela était vécu, quelles nouvelles formes d’organisations s’étaient mises en place, et si des aspects positifs pouvaient en ressortir.

 

✔️ Comment les équipes se sont organisées durant cette période de confinement et de travail à distance généralisé ?
✔️ Comment peut-on concilier vie perso et vie professionnelle dans ce contexte ?
✔️ Comment maintenir les échanges avec son équipe ?
✔️ Quels sont les défis qu’implique le management à distance ?
✔️ Comment être présent pour les collaborateurs tout en étant chacun chez soi ?

 

Priorité n°1 : garder le contact malgré le travail à distance

Avec la distance physique qui s’est installée au sein des équipes, le besoin de communiquer n’aura peut-être jamais été aussi fort que ces dernières semaines. D’après une étude menée durant cette période de confinement, 17% des personnes interrogées* jugent leurs outils de communication inefficaces. Chez Sewan, en revanche, les témoignages recueillis sont plutôt unanimes : les outils à notre disposition, comme Teams par exemple, ont permis de maintenir facilement le lien et d’échanger le plus souvent possible avec ses collègues.

Pour maintenir la cohésion au sein des équipes pendant cette période de travail à distance, et plus généralement au sein de l’entreprise, il était important, même en étant à distance, de garder des moments de détente. C’est pourquoi Sewan a mis en place, une fois par semaine, des apéros en visio pour l’ensemble des collaborateurs. Un projet qui a pu être mis en place grâce à ces outils de collaboration.

Il y a également des moments incontournables propres à la vie de bureau, comme les rendez-vous à la machine à café. En télétravail, on serait tenté de se dire qu’il est préférable d’oublier ces moments. Sauf si on met en place une cafétéria virtuelle comme c’est le cas chez Sewan. A n’importe quel moment de la journée, il est possible de se connecter sur un canal dédié dans Teams et de discuter avec ses collègues pendant quelques minutes, comme à la machine à café😊. Si cette initiative a le mérite de permettre à chacun de faire des pauses dans sa journée de télétravail et d’échanger de manière informelle avec ses collègues, il ressort cependant des différentes interviews que cela ne remplacera jamais les interactions en face à face.

 

 

S’assurer que tout le monde va bien

Pour les équipes RH, la mise en place dans un délai très court et pour l’ensemble des collaborateurs du travail à distance a représenté un nouveau challenge. Là encore, les solutions de travail collaboratifs ont permis de faciliter les échanges entre les équipes RH et les Sewaniens. Il était très important, dans ce contexte particulier, de maintenir un lien avec les collaborateurs.

Bien entendu, au cœur de l’activité des équipes RH il y a le recrutement. Depuis le début de la période de confinement, des postes sont restés ouverts. Les entretiens en physique sont bien entendu exclus, mais nos recruteurs ont eux aussi changé leurs habitudes et mis en place des entretiens en visio. L’entreprise a également accueilli des nouveaux venus dans ces équipes au cours des dernières semaines. Leur intégration s’est faite à distance mais tout a été fait pour que leurs premiers jours se passent au mieux malgré le contexte.

 

 

Le défi du management à distance

Une autre question s’est posée avec la mise en place du travail généralisé. Comment manager une équipe à distance à temps complet ? Il faut s’assurer que chaque collaborateur est bien équipé, que tous les postes peuvent gérer leurs projets à distance, si besoin mettre en place des outils adaptés, être en mesure de répondre à toutes les questions que les salariés se posent… Face à une telle situation d’urgence, comme celle liée à la crise du Covid-19, les managers jouent un rôle décisif.

Les managers ont une double mission : s’assurer que tout le monde va bien tout en permettant aux projets d’avancer. Pour cela, il est nécessaire de s’adapter, d’ajuster les process que l’on connaît lorsque l’on est au bureau… Le tout est de garder le lien avec son équipe et de maintenir des moments de détente pour parler d’autre chose que des projets en cours et se donner des nouvelles. Pour les managers Sewan il a fallu essayer de recréer virtuellement l’ambiance du bureau.

 

 

Une situation inédite pour la direction

Au niveau de la direction, ces changements d’organisation n’ont pas été anodins. Même si tout a été mis en place pour que chaque collaborateur travaille à distance dans les meilleures conditions, les membres de la direction sont conscients du défi que cela a représenté. Côté business aussi, le confinement et l’éloignement des équipes ont nécessité des ajustements. Il a fallu s’organiser pour répondre aux demandes des clients et partenaires qui devaient s’équiper en liens d’accès ou en outils collaboratifs pour assurer la continuité de leurs activités.

Malgré une situation sanitaire et économique compliquée, Sewan a cependant réussi à mettre à profit ces semaines pour finaliser l’acquisition de 42one en Allemagne. Une excellente nouvelle pour le groupe qui confirme ainsi ses ambitions internationales.

 

*Etude « WorkAnywhere » menée par ChooseMyCompany