Hot desking : le rôle clé des communications unifiées

Depuis quelques années, la sphère professionnelle tend à se redéfinir autour de pratiques qui embrassent davantage de flexibilité pour les employés de bureau. Les habitudes de travail évoluent vers des modèles hybrides, qui associent les nouvelles technologies à des espaces repensés pour une vision différente de la productivité. Le hot desking s’inscrit dans cette dynamique, mettant à profit des lieux de travail partagés et des outils de communication conçus pour offrir aux entreprises et aux collaborateurs un maximum de souplesse dans leurs activités quotidiennes.

Les solutions de communications unifiées, telles que la téléphonie VoIP, les softphones et l’intégration Microsoft Teams, jouent un rôle crucial dans la réussite du hot desking. Elles permettent aux collaborateurs de rester connectés où qu’ils soient, sans compromettre la qualité des échanges. Depuis toujours, Sewan accompagne les entreprises dans le déploiement de solutions flexibles et innovantes.

En quoi consiste le hot desking ? Quels sont les atouts réels de cette gestion de l’espace ? Comment les communications unifiées contribuent-elles à en assurer la viabilité ? Explications.

Qu’est-ce que le hot desking ?

Le hot desking est né au Royaume-Uni, où de nombreuses entreprises ont décidé de mettre un terme à l’affectation définitive des postes de travail. Au lieu de réserver un espace bureau permanent pour chaque employé, les collaborateurs sont libres de passer dans les locaux à différents moments de la semaine ou de la journée. Grâce à ce système, ils ne laisseront pas de bureau vacant par leur absence lorsqu’ils travaillent à distance. Le hot desking apporte une réponse flexible aux entreprises en quête de rentabilité, tout en proposant aux salariés un environnement professionnel optimisé pour leurs besoins.

La pratique du hot desking (ou hot desk) a été rendue possible par l’émergence d’outils collaboratifs d’une grande fiabilité. Le Cloud, et en particulier les solutions de conversation de groupe(s) et de partage de contenu en temps réel, à l’instar de Microsoft Teams, jouent un rôle fondamental dans son développement.

Sewan accompagne les entreprises dans cette transition, en proposant une offre de communications unifiées intégrée, garantissant une expérience fluide pour tous les collaborateurs, qu’ils soient en télétravail ou au bureau.

Quels sont les avantages du hot desking ?

Le hot desking possède plusieurs atouts, à la fois pour les entreprises et pour les employés de bureau et managers.

Davantage de flexibilité pour les collaborateurs

Tous les employés n’ont pas les mêmes besoins, et les entreprises s’ouvrent progressivement à l’idée que leur fournir des conditions de travail plus personnalisées contribue à booster leur productivité. Le hot desking s’inscrit dans ce type de démarche et cultive l’individualité pour gagner en bien-être. Il assure un meilleur équilibre vie pro/vie perso et offre aux salariés davantage d’autonomie dans la gestion de leur temps de travail. Résultat : des équipes plus épanouies, plus soudées, au sein desquelles la communication est optimale.

La fin des restrictions géographiques pour le recrutement

Dans son schéma traditionnel, l’entreprise a accès à un nombre parfois très limité de candidats qualifiés pour chaque poste, puisque les collaborateurs doivent pouvoir se rendre au bureau quotidiennement. Le hot desking apporte une réponse concrète à ce problème en créant des espaces de travail conçus pour que chaque employé y trouve une place de manière occasionnelle. Associée à des solutions de communication adaptées aux particularités du télétravail, cette approche élimine certains freins au recrutement « longue distance ».

Des coûts maîtrisés

Justement, les entreprises peuvent être tentées par les économies substantielles que représente le travail à distance, tout en craignant ses répercussions sur la cohésion interne. Le hot desking permet de réduire considérablement la taille des bureaux (et donc les dépenses qui y sont liées), sans pour autant passer en full-remote ou empêcher la communication en personne. Il est même possible d’envisager la réservation de bureaux au sein d’espaces de coworking, pour une flexibilité totale.

Comment réussir la mise en œuvre du hot desking au sein d’une entreprise ?

Le principe du hot desking n’est pas de faire travailler chaque collègue dans son coin, en électron libre derrière son écran ou son téléphone, bien au contraire ! Sa pratique repose sur une collaboration sans faille, en personne comme à distance, qui passe avant tout par des éléments technologiques et humains :

• Un accès fiable au réseau internet est la première condition sine qua non. Heureusement, ce paramètre est rarement problématique en France, même pour celles et ceux qui se connectent à l’extérieur des grandes villes.
• Des ordinateurs portables et téléphones mobiles pour tous les employés, qui pourront ainsi emporter leur « environnement de travail » partout avec eux.
• Des outils de coopération qui tirent parti des communications unifiées et une architecture de travail basée sur le Cloud, pour faciliter les échanges en temps réel et organiser les documents partagés de manière claire et intuitive. Calendriers, planification de projets, fichiers… tout doit être accessible en permanence aux personnes concernées.
• Des collaborateurs formés et informés, qui savent utiliser la dématérialisation à leur avantage.

Avec Sewan, bénéficiez d’une infrastructure sécurisée et d’un accompagnement sur mesure pour déployer le hot desking auprès de vos équipes, en s’adaptant à leurs usages réels.

En quoi les communications unifiées jouent-elles un rôle clé dans le succès du travail en hot desking ?

Les communications unifiées (ou UCaaS pour unified communication as a service) sur le Cloud permettent d’assurer une expérience de coopération à distance harmonieuse au sein de l’entreprise.

Concrètement, il s’agit de recréer la collaboration « en personne » lorsqu’on ne se trouve pas dans le même espace. Le hot desk y parvient à travers des outils de communication qui autorisent les échanges instantanés. Appels voix ou vidéo, partage de documents, plannings collectifs, salles de réunion virtuelles… le travail en hot desking se veut tout aussi agile que dans un bureau traditionnel.

La téléphonie VoIP

La téléphonie sur IP trouve sa place au cœur d’une stratégie de hot desking bien maîtrisée. En téléphonie fixe, mobile, connectée aux CRM, ou encore dans Microsoft Teams, Sewan s’appuie sur la technologie VoIP pour unifier l’expérience de communication et garantir une qualité d’appel optimale et une fiabilité à toute épreuve. Notre solution est pensée pour être économique, tout en s’adaptant instantanément à l’évolution des besoins de l’entreprise.

Les avantages de la collaboration en personne, sans les contraintes physiques

Le succès du hot desking dépend fortement des communications unifiées, dans le sens où ces dernières assurent la performance des échanges en l’absence d’interactions physiques. La téléphonie Cloud permet de se voir, de se parler, de transférer des fichiers et de travailler ensemble sur des documents, tout à la fois et sur un canal unique. Les collaborateurs, prospects, et/ou clients peuvent ainsi fonctionner comme s’ils se trouvaient dans la même pièce, et ce, quelle que soit leur localisation géographique.

Des services 100 % sécurisés

Le réseau Sewan s’appuie sur une architecture multi-opérateurs et multi-technologies répartie sur plusieurs datacenters. Grâce à ce backbone sécurisé, à une solution VPN / MPLS entièrement privée et étanche et à une offre de firewall automatisée dans le Cloud, la confidentialité des échanges dématérialisés est garantie.

L’association hot desking et communications unifiées permet d’assurer une approche efficace, agréable et sécurisée des méthodes de travail hybrides plébiscitées par les entreprises d’aujourd’hui.

Sewan vous accompagne dans l’implémentation d’une solution sur mesure. Découvrez nos offres pour un environnement de travail agile et performant.