Les décisions importantes en entreprise se prennent à l'oral : appels clients, comités de direction, points d'équipe, sessions de cadrage. Ces conversations restent pourtant rarement formalisées. Les prises de notes sont incomplètes, les comptes rendus tardifs, les actions oubliées en cours de route. L'information existe, mais elle se disperse et se perd.
Smart Meeting, la nouvelle solution d’optimisation des réunion via IA de Sewan, transforme cette réalité. Enregistrement automatique, transcription, résumé structuré, liste d'actions : les réunions deviennent une véritable base de connaissance, exploitable et traçable dans le temps.
Dans cet article, vous allez découvrir :
Pourquoi les réunions sont devenues un actif stratégique
Comment Smart Meeting capture, structure et restitue les conversations
Les bénéfices concrets pour les équipes et le pilotage
Le cadre de conformité et de sécurité intégré à la solution
Les réponses aux questions les plus fréquentes
Pourquoi les réunions sont devenues stratégiques
Les organisations multiplient les réunions à distance et hybrides. Cela veut dire plus d'échanges, plus de décisions prises à l'oral mais aussi une déperdition d'information de plus en plus visible. Voici quelques exemple de signaux qui parlent à toutes les directions opérationnelles :
Les décisions actées en réunion ne sont pas toujours formalisées par écrit, ce qui fragilise leur exécution.
Les actions à mener restent dans la tête des participants, sans suivi clair.
Les collaborateurs absents passent à côté d'informations clés et la coordination se complexifie.
La connaissance accumulée au fil des réunions reste enfouie dans des fichiers audio peu exploitables.
L'enjeu n'est plus seulement de tenir des réunions efficaces sur le moment. C'est de capitaliser sur ce qui s'y dit, dans le temps.
Smart Meeting : qu'est-ce que c'est ?
Smart Meeting est l'assistant IA de Sewan dédié à l'intelligence conversationnelle. La solution enregistre automatiquement les réunions Teams et Google Meet, en produit la transcription complète puis génère un résumé structuré : points clés, décisions prises, actions à mener.
Pour les utilisateurs tout est centralisé dans MyPhoneBoard afin qu’ils retrouvent en quelques instants les enregistrements et informations sur toutes les réunions auxquelles ils ont participé.
Trois temps pour transformer les conversations en intelligence
Smart Meeting s'articule autour de trois étapes clés. Chacune répond à un besoin précis du quotidien professionnel.
Capturer sans friction
L'enregistrement se déclenche automatiquement lors des réunions Teams et Google Meet, sans paramétrage côté utilisateur. L'import manuel reste possible via un lien de réunion ou un fichier audio. Le chat de la réunion est consultable dans le même espace.
Structurer automatiquement
La transcription est complète et chapitrée intelligemment par sujet. Les résumés et listes d'actions sont générés en quelques instants. La navigation est synchronisée : un clic sur un passage de la transcription renvoie directement au moment correspondant de la vidéo. Les mots-clés métier peuvent être personnalisés pour affiner la qualité des transcriptions.
Partager en sécurité
Le partage se fait par lien sécurisé avec contrôle d'accès, possibilité de verrouiller une réunion en un clic et email récapitulatif envoyé automatiquement aux participants après chaque réunion.
Les bénéfices concrets pour l'entreprise
Smart Meeting agit sur quatre dimensions du quotidien opérationnel :
Productivité : les équipes ne perdent plus de temps à rédiger des comptes rendus. Le résumé est disponible dans les minutes qui suivent la réunion.
Traçabilité : les décisions et les engagements sont formalisés par écrit, partageables et archivés. La coordination interne devient plus fluide.
Continuité : l'ensemble des réunions constitue une base de connaissance consultable dans le temps. Les nouveaux arrivants y trouvent un support clair pour leur prise de poste.
Pilotage : les actions sont identifiées et les responsabilités attribuées. Le suivi se fait à partir d'éléments écrits, pas de souvenirs.
Un cadre maîtrisé pour un usage professionnel
La question de la conformité est centrale dès qu'il s'agit d'enregistrer des conversations professionnelles. Smart Meeting est conçu pour y répondre sur trois plans :
Cadre légal : consentement explicite requis avant chaque enregistrement, données hébergées en Europe, conformité RGPD assurée.
Sécurité d'accès : authentification SSO via OnePass pour l’accès aux enregistrements, traçabilité complète via audit log, possibilité de verrouiller une réunion à tout moment.
Pilotage administrateur : suivi de la consommation et gestion centralisée des licences depuis Sophia, la console d'administration des services Sewan.
Foire aux questions : Smart Meeting
Au lancement, l'enregistrement automatique couvre Teams et Google Meet. L'import manuel reste possible via un lien de réunion ou un fichier audio. L'intégration de Zoom est prévue dans la roadmap.
Oui. Toutes les données traitées par Smart Meeting sont hébergées en Europe, conformément aux exigences du RGPD.
Le consentement explicite est requis avant chaque enregistrement. La fonction est intégrée par défaut à la solution et ne peut pas être contournée par l'utilisateur.
Smart Meeting s'active depuis MyPhoneBoard et complète naturellement une offre Téléphonie Hébergée existante. Le service reste également accessible sans prérequis pour les autres clients Sewan.
Forfait illimité par utilisateur, sans engagement, avec un premier mois gratuit pour évaluer la solution en conditions réelles.
Transformez la productivité de chaque réunion Smart Meeting est une solution développée par Sewan qui booste la productivité pour les équipes en réunions.
