Un softphone transforme un ordinateur ou un smartphone en téléphone professionnel.
Il utilise la VoIP pour passer et recevoir des appels via Internet.
Il permet de conserver son numéro professionnel au bureau comme à distance.
Il convient particulièrement aux équipes mobiles et au travail hybride.
Il réduit les équipements à déployer et simplifie la gestion des utilisateurs.
Un softphone est une application qui transforme un ordinateur, un smartphone ou une tablette en téléphone professionnel. Grâce à la VoIP, vos collaborateurs peuvent appeler, recevoir des appels et utiliser leur numéro d’entreprise sans dépendre d’un poste téléphonique physique.
Le softphone réunit aussi des fonctionnalités comme le transfert d’appel, la mise en attente, la messagerie instantanée ou la visioconférence. Il devient ainsi un outil central pour les entreprises qui souhaitent simplifier leur téléphonie et accompagner le travail hybride.
Qu’est-ce qu’un softphone en entreprise ?
Un softphone est une application installée sur un terminal existant, comme un PC, un Mac, un smartphone ou une tablette. Son interface reproduit les principales fonctions d’un téléphone professionnel : clavier de numérotation, journal d’appels, messagerie vocale, transfert et gestion du statut de disponibilité.
Contrairement à un poste téléphonique classique, il ne nécessite pas de combiné dédié. L’utilisateur se connecte à la solution de téléphonie cloud de l’entreprise avec son terminal et, de préférence, un casque adapté à son environnement de travail.
Pour une définition synthétique, consultez également la page du Lexique Sewan consacrée au softphone.
Différence avec un téléphone physique
Le softphone limite les équipements à déployer, car il utilise un terminal déjà disponible. Une fois l’application installée et le compte utilisateur configuré, le collaborateur retrouve sa ligne professionnelle et ses fonctionnalités téléphoniques.
Cette souplesse facilite l’équipement des équipes mobiles, des télétravailleurs et des organisations réparties sur plusieurs sites. Elle permet également d’ajouter de nouveaux utilisateurs sans installer systématiquement un poste fixe.
Comment fonctionne un softphone avec la VoIP ?
Un softphone utilise la VoIP, ou voix sur IP, pour transporter les appels sur un réseau Internet. Pendant la conversation, la voix est convertie en données, transmise sous forme de paquets, puis reconstituée sur le terminal du correspondant.
Ce fonctionnement permet d’utiliser la téléphonie professionnelle depuis différents lieux et appareils. La qualité de l’appel dépend toutefois de la connexion Internet, de la configuration du réseau et des équipements audio utilisés.
Pour approfondir cette technologie, consultez la définition de la téléphonie VoIP.
La coexistence avec les anciennes installations
Lorsqu’une entreprise conserve temporairement des lignes ou des équipements analogiques, une passerelle VoIP peut assurer la liaison avec la nouvelle infrastructure IP. Cette transition évite de remplacer immédiatement l’ensemble du parc téléphonique.
Quel est le rôle du protocole SIP ?
Le protocole SIP, pour Session Initiation Protocol, organise la signalisation des communications sur le réseau IP. Il permet notamment d’identifier l’utilisateur, d’établir l’appel, de gérer la session et d’y mettre fin.
Grâce au SIP, le softphone peut s’enregistrer auprès du système de téléphonie de l’entreprise, recevoir des appels et joindre des correspondants internes ou externes.
Pour mieux comprendre son rôle, consultez la définition de la connectivité SIP.
Quel équipement faut-il pour utiliser un softphone ?
Un softphone ne nécessite pas de téléphone de bureau dédié. Pour l’utiliser dans de bonnes conditions, trois éléments suffisent généralement :
Une connexion Internet stable, fixe ou mobile
Un ordinateur, un smartphone ou une tablette compatible
Un microphone et des écouteurs, idéalement intégrés à un casque professionnel
Le casque améliore le confort d’écoute et limite les bruits environnants, notamment dans un open space ou lors d’appels réguliers. Pour des conversations occasionnelles, le microphone et les haut-parleurs du terminal peuvent suffire.
Quelles sont les fonctionnalités d’un softphone professionnel ?
Un softphone professionnel ne sert pas uniquement à passer des appels. Il rassemble des fonctions de téléphonie, de collaboration et de gestion de la disponibilité dans une seule interface.
Toutes les solutions ne proposent pas les mêmes fonctionnalités. Avant de choisir un softphone, vérifiez donc les intégrations disponibles, la compatibilité avec vos outils métiers et les fonctions réellement utiles à vos équipes.
Pourquoi utiliser un softphone pour le travail hybride ?
Avec un softphone, un collaborateur peut utiliser son numéro professionnel depuis son domicile, un espace de coworking ou lors d’un déplacement. Pour son interlocuteur, l’appel reste associé à l’identité téléphonique de l’entreprise.
Cette continuité est particulièrement utile pour les équipes commerciales, le support et les services clients. Elle permet de rester joignable sans communiquer de numéro personnel.
L’application peut être installée sur un ordinateur, un smartphone ou une tablette. Selon la solution choisie, l’utilisateur peut retrouver ses contacts, son historique et ses paramètres sur plusieurs appareils.
Le softphone accompagne ainsi les changements de lieu de travail sans imposer le transport d’un téléphone de bureau. Il s’intègre particulièrement bien aux organisations qui pratiquent le télétravail, le flex office ou le hot desking.
Quels sont les avantages d’un softphone en entreprise ?
Réduire les équipements à déployer
Le softphone utilise les ordinateurs et appareils mobiles déjà mis à disposition des collaborateurs. L’entreprise peut ainsi limiter l’achat de postes fixes, le câblage associé et une partie de la maintenance matérielle.
Pour une organisation qui ouvre un site ou équipe des télétravailleurs, l’ajout d’un utilisateur peut souvent être réalisé à distance. Cette simplicité réduit les délais de mise à disposition, à condition que l’infrastructure de téléphonie et le réseau soient déjà opérationnels.
Ajouter ou retirer des utilisateurs plus facilement
Dans une solution de téléphonie cloud, l’administrateur peut créer, modifier ou supprimer des lignes depuis une interface centralisée. L’entreprise adapte ainsi son parc à ses recrutements, à sa saisonnalité ou à ses réorganisations.
Cette flexibilité évite de conserver des équipements inutilisés et facilite l’intégration rapide de nouveaux collaborateurs.
Améliorer la mobilité sans exposer les numéros personnels
Le softphone permet aux collaborateurs mobiles de passer leurs appels professionnels depuis leur smartphone tout en présentant le numéro de l’entreprise. Ils séparent ainsi plus facilement leurs communications personnelles et professionnelles.
Pour les équipes commerciales, cette mobilité peut être associée au CRM et au click-to-call afin de simplifier le suivi des prospects. L’article Sewan sur la téléphonie des équipes commerciales complète ce cas d’usage.
Regrouper la téléphonie et la collaboration
Certaines solutions associent les appels à la messagerie instantanée, à la visioconférence, au partage d’écran et à l’indicateur de présence. Les utilisateurs passent ainsi d’un canal à l’autre sans changer constamment d’application.
Ce regroupement simplifie les échanges internes, mais il doit répondre à un besoin réel. Une entreprise qui cherche uniquement à téléphoner n’a pas nécessairement besoin de toutes les fonctions collaboratives avancées.
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Softphone, téléphone IP ou DECT : quelle solution choisir ?
Le softphone n’est pas destiné à remplacer tous les équipements téléphoniques. Le bon choix dépend du poste de travail, de la mobilité attendue et de la fréquence des appels.
Plusieurs types de terminaux peuvent d’ailleurs cohabiter dans une même entreprise. Un collaborateur mobile peut utiliser un softphone, tandis qu’un agent d’accueil conserve un poste IP et qu’un salarié en déplacement dans un entrepôt utilise un combiné DECT.
Pour les équipes mobiles et hybrides, le softphone offre généralement le plus de flexibilité. Le téléphone IP reste pertinent pour les postes fixes qui gèrent de nombreux appels. Le DECT répond mieux aux collaborateurs qui doivent se déplacer en permanence à l’intérieur d’un site.
Sewan propose plusieurs solutions pour adapter le softphone aux usages des entreprises. Doko répond aux besoins de téléphonie et de mobilité du quotidien, avec un accès aux appels et aux principales fonctions depuis un ordinateur ou un appareil mobile.
Webex associe la téléphonie à des fonctions de collaboration comme la visioconférence, la messagerie instantanée et le partage d’écran. Cette solution convient aux organisations qui souhaitent réunir plusieurs canaux de communication dans un même environnement.
Les équipes IT et les DSI peuvent administrer les services depuis l’écosystème Sewan. Elles disposent ainsi d’une gestion centralisée pour provisionner les utilisateurs et adapter les droits selon les besoins de l’entreprise.
Cette approche permet de faire cohabiter différents usages : softphones pour les équipes mobiles, téléphones IP pour les postes fixes et équipements DECT pour les collaborateurs qui se déplacent sur site.
Un softphone est une application qui transforme un ordinateur, un smartphone ou une tablette en téléphone professionnel. Il permet de passer et de recevoir des appels grâce à la VoIP, sans utiliser obligatoirement un poste téléphonique physique.
Le softphone convertit la voix en données et la transmet sur un réseau IP. Il utilise généralement le protocole SIP pour établir, gérer et terminer les appels.
Oui. Le numéro reste associé à la ligne professionnelle et non au terminal physique. Un collaborateur peut donc retrouver son numéro sur son softphone lorsqu’il travaille au bureau, à domicile ou en déplacement.
Oui. De nombreuses solutions sont compatibles avec les smartphones, les ordinateurs et les tablettes. La disponibilité exacte dépend de l’application, du système d’exploitation et de l’offre de téléphonie choisie.
Le softphone est particulièrement adapté au télétravail, car il permet d’utiliser la ligne professionnelle depuis un terminal connecté à Internet. La qualité des appels dépend néanmoins de la connexion, du réseau et du matériel audio.
Le softphone est une application utilisée sur un terminal existant. Le téléphone IP est un équipement physique dédié aux appels. Le premier privilégie la mobilité, tandis que le second offre souvent plus de confort pour un usage fixe et intensif.
Une solution professionnelle peut protéger la signalisation et les flux audio grâce à des protocoles de chiffrement comme TLS et SRTP. La sécurité dépend aussi de la configuration du réseau, des droits d’accès et des pratiques de l’entreprise.
Un casque doté d’un microphone antibruit est recommandé pour les appels réguliers ou les environnements partagés. Vérifiez sa compatibilité avec le terminal et l’application utilisée.
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