Partage de document : choisir un outil et sécuriser les échanges

Le partage de document permet de donner accès à un fichier à plusieurs personnes, en lecture ou en modification. En entreprise, le choix de l’outil et des droits d’accès permet d’éviter les versions multiples et de mieux protéger les informations partagées.

Qu'est-ce que le partage de document ?

Le partage de document consiste à donner à d'autres personnes l'accès à un fichier, par un lien, un espace commun ou un envoi. On choisit qui peut le lire, le commenter ou le modifier. On parle aussi de partage de fichiers en ligne, ou de plateforme de partage de documents quand l'outil réunit le stockage et les échanges.

En entreprise, il prend en général trois formes. La pièce jointe d'un mail envoie une copie du fichier : chaque destinataire travaille ensuite sur sa propre version. Le transfert par lien dépose le fichier sur un serveur pour une durée limitée, le temps que le destinataire le télécharge. L'espace de stockage partagé, enfin, garde un seul exemplaire du document dans le cloud, que chacun consulte ou modifie selon ses droits.

Cette dernière forme fait partie des outils collaboratifs, avec la messagerie instantanée et la visioconférence.

Pourquoi structurer le partage de documents en entreprise ?

Structurer le partage de documents permet de travailler à plusieurs sur une même version, de retrouver plus facilement les fichiers et de garder la maîtrise des accès, y compris lorsque les équipes travaillent à distance.

Collaboration et travail d'équipe

Un document partagé dans un espace commun permet à plusieurs personnes de le modifier en même temps, chacun voyant les changements des autres. C'est ce qu'on appelle la collaboration en temps réel, ou coédition. Elle suppose que chacun travaille sur le fichier en ligne, et non sur une copie téléchargée.

Pour une réponse à un appel d'offres, par exemple, le commercial rédige l'offre, le juridique relit les clauses et le technicien complète sa partie, sur le même fichier. Avec des pièces jointes, il faudrait fusionner trois versions à la fin. Dans les outils de communications unifiées, qui réunissent appels, chat et visio, le fichier partagé dans une conversation reste aussi rattaché à l'échange qui l'a fait naître.

Gain de temps et centralisation des fichiers

Centraliser les fichiers évite de chercher le bon document dans les mails, sur un disque local ou une clé USB : chacun part du même point d'entrée. La centralisation simplifie aussi la gestion des versions. La plupart des espaces de stockage partagés conservent un historique des modifications, ce qui permet de savoir qui a changé quoi et de revenir en arrière en cas d'erreur.Accès aux documents à distance

Un document stocké dans le cloud se consulte depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone, au bureau, en déplacement ou en télétravail. Contrepartie : les fichiers deviennent accessibles depuis des appareils et des réseaux que l'entreprise ne maîtrise pas toujours.

Quelles sont les principales solutions de partage de documents en ligne ?

Les solutions les plus répandues se rangent en trois familles : les suites collaboratives comme Google Drive, les services de transfert comme TransferNow ou WeTransfer, et les espaces de stockage synchronisés comme Dropbox ou OneDrive. Leurs fonctionnalités se recoupent en partie et varient selon l'offre choisie, gratuite ou professionnelle.

Google Drive : simplicité et collaboration en temps réel

Google Drive est l'espace de stockage en ligne de Google, relié à ses outils de traitement de texte, de tableur et de présentation (Docs, Sheets et Slides). Son point fort est la coédition directement dans le navigateur, sans logiciel à installer.

Le partage se fait par invitation ou par lien, avec un rôle attribué à chaque personne : lecteur, commentateur ou éditeur. L'offre professionnelle, Google Workspace, permet à l'entreprise de fixer des règles de partage pour tous les comptes.

TransferNow et WeTransfer : partage rapide de fichiers volumineux

TransferNow et WeTransfer sont des services de transfert : ils servent à envoyer un fichier trop lourd pour un mail, comme une vidéo ou un jeu de plans. L'expéditeur dépose le fichier, le destinataire reçoit un lien de téléchargement, souvent sans avoir à créer de compte.

Les fichiers restent disponibles pendant une durée limitée, puis sont supprimés du service. La taille maximale par envoi, la durée de disponibilité, la protection par mot de passe ou le suivi des téléchargements dépendent de l'offre, et évoluent d'une année à l'autre : la page des offres de chaque service tient ces valeurs à jour.

Dropbox et OneDrive : stockage et partage

Dropbox et OneDrive synchronisent un dossier de l'ordinateur avec le cloud : un fichier modifié sur le poste est mis à jour en ligne et sur les autres appareils de l'utilisateur. Chaque fichier ou dossier peut ensuite être partagé par lien ou avec des personnes nommées.

OneDrive est intégré à la suite Microsoft 365, qui a succédé à Office 365 pour la plupart des offres : un document Word, Excel ou PowerPoint stocké dans OneDrive se partage depuis l'application elle-même, depuis Outlook ou depuis Teams. Pour les espaces d'équipe, Microsoft propose SharePoint Online, où sont rangés les fichiers partagés dans les canaux Teams.

Comment ces outils se comparent-ils sur les fonctionnalités clés ?

Ces outils se distinguent surtout par leur usage principal : travailler ensemble sur un document, ou faire parvenir un fichier à quelqu'un. Le tableau compare les trois familles, en général et selon l'offre.

En pratique, beaucoup d'entreprises combinent deux familles : un espace de stockage partagé pour le travail quotidien, et un service de transfert, ou un lien temporaire depuis cet espace, pour les envois exceptionnels à l'extérieur. Un cabinet d'architectes, par exemple, peut rédiger ses notices à plusieurs dans un espace partagé, puis envoyer ses maquettes 3D, trop lourdes pour un mail, à un client par lien temporaire.

Comment choisir une solution de partage de document pour son entreprise ?

Le choix part des usages de l'entreprise et de la sensibilité des documents, avant la comparaison des outils. Plusieurs critères peuvent être regardés :

• Les usages : coédition quotidienne, simple consultation, ou envoi de fichiers volumineux à des clients et à des prestataires
• Les destinataires : partage interne seulement, ou échanges fréquents avec des personnes extérieures qui n'ont pas de compte dans l'outil
• La sensibilité des données : données personnelles, de santé ou financières appellent des garanties plus fortes
• L'intégration à l'existant : une entreprise qui travaille dans Word et Outlook gagne à partager depuis ces applications
• L'administration : une console qui permet de créer et de fermer les comptes, de fixer des règles de partage et d'imposer une double authentification
• L'hébergement et le contrat : lieu de stockage des fichiers, engagements de l'éditeur sur la protection des données, durée de conservation

Une offre professionnelle donne généralement davantage de contrôle sur les comptes utilisateurs, les droits d’accès, les règles de partage et la conservation des fichiers.

Comment partager un document professionnel, étape par étape ?

Quel que soit l'outil, un partage maîtrisé peut suivre quatre étapes, du dépôt du fichier à la fermeture de l'accès.

1. Déposer le document au bon endroit : dans l'espace de l'équipe ou du projet plutôt que dans un dossier personnel, pour qu'il reste accessible si son auteur s'absente.
2. Sélectionner les destinataires : partager avec des personnes nommées, par leur adresse mail, plutôt qu'avec toute personne qui disposerait du lien.
3. Régler les droits et la durée : lecture, commentaire ou modification selon le rôle de chacun, avec une date d'expiration pour un partage externe.
4. Envoyer, puis fermer : prévenir les destinataires, et supprimer le lien ou retirer les accès à la fin du projet.

Quels risques pour la sécurité et la confidentialité des documents partagés ?

Le principal risque du partage de document est qu'un fichier soit lu par une personne qui n'aurait pas dû y avoir accès : lien transféré, droits trop larges, compte compromis ou fichier oublié sur un service tiers. Ces risques tiennent plus souvent aux réglages et aux usages qu'à l'outil lui-même.

Gestion des droits et accès temporaires

La gestion des droits d'accès aux fichiers consiste à donner à chaque personne le niveau d'accès dont elle a besoin, et pas davantage. On parle de principe du moindre privilège : un client qui doit relire un devis reçoit un droit de lecture, pas de modification.

Le type de lien compte autant que le droit accordé. Un lien ouvert fonctionne pour quiconque l'obtient, y compris s'il est transféré par erreur. Un lien réservé à des personnes nommées demande au destinataire de s'identifier. Selon l’outil et l’offre utilisée, un lien peut également être limité dans le temps ou protégé par un mot de passe.

Chiffrement, hébergement et conformité RGPD

Le chiffrement rend un fichier illisible pour qui ne détient pas la clé. Il protège le document pendant son transfert, par une connexion sécurisée (HTTPS), et pendant son stockage sur les serveurs de l'outil.

La CNIL, dans sa fiche « Sécuriser les échanges avec l'extérieur », recommande de chiffrer les pièces sensibles avant l'envoi et de transmettre le mot de passe par un autre canal, par exemple le fichier par mail et le mot de passe par téléphone ou SMS. Elle déconseille d'envoyer en clair des données personnelles par une messagerie ou une plateforme grand public. Elle conseille aussi de prévoir la suppression, de préférence automatique, des fichiers déposés sur une plateforme de transfert.

Quand un document contient des données personnelles, le RGPD encadre aussi le lieu d'hébergement. Un transfert de données hors de l'Union européenne reste possible, mais il doit être encadré par des garanties que la CNIL détaille dans sa page « Transférer des données hors de l'UE ». Le lieu de stockage fait donc partie des questions à poser à l'éditeur.

Risques liés aux solutions grand public

Le risque ne vient pas tant de l'outil que du compte utilisé. Un salarié qui partage des fichiers de l'entreprise depuis un compte personnel crée ce qu'on appelle du shadow IT : un usage informatique que l'entreprise ne voit pas et ne peut pas encadrer.

Au départ du salarié, les fichiers et les liens restent attachés à son compte personnel, et aucun administrateur ne peut retirer un accès. Les fausses notifications de partage, qui imitent un message d'un service connu pour voler des identifiants, sont aussi une forme courante de phishing. Les mêmes éditeurs proposent en général des offres professionnelles qui répondent à ces points.

Quelles bonnes pratiques pour un partage de document efficace ?

Un partage efficace repose sur des règles connues de toute l'équipe : où ranger les fichiers, comment les nommer, qui y accède et quand fermer un accès. Les pratiques suivantes s'appliquent dans n'importe quel outil :

• Fixer une règle de nommage et une arborescence : un nom de fichier avec la date et l'objet, des dossiers par client ou par projet, pour que chacun retrouve le bon document
• Partager un lien plutôt qu'une pièce jointe en interne, pour garder une seule version du document à jour
• Activer la double authentification, ou MFA : un code ou une validation sur le téléphone s'ajoute au mot de passe, ce qui limite l'effet d'un mot de passe volé
• Revoir régulièrement les partages actifs, surtout les liens externes, et fermer ceux qui ne servent plus
• Isoler les documents sensibles, les stocker dans des espaces avec des droits d’accès plus restreints plutôt que de compter uniquement sur la vigilance des utilisateurs

Comment Sewan vous accompagne

Le partage de documents devient plus simple à maîtriser lorsqu’il s’appuie sur des outils communs et des droits d’accès administrés de manière centralisée.

Sewan propose Microsoft 365 pour permettre aux équipes de stocker, partager et coéditer leurs documents avec OneDrive, SharePoint et les outils collaboratifs Microsoft. Les licences et les utilisateurs peuvent être administrés depuis Sophia.

Pour les entreprises qui hébergent leurs propres applications ou espaces documentaires, les solutions Cloud Sewan permettent également d’héberger les données dans des infrastructures adaptées aux besoins de l’entreprise.

Les équipes Sewan peuvent vous présenter les solutions adaptées à vos usages de partage, de collaboration et d’hébergement lors d’une démonstration.