Une solution VoIP PME permet de gérer les appels professionnels via Internet avec plus de flexibilité
Le bon choix dépend de vos usages, de la mobilité, des intégrations et du nombre d’utilisateurs
Les critères clés sont la qualité de service, les fonctionnalités, le support et l’évolutivité
La meilleure solution est celle qui répond à vos besoins actuels tout en pouvant évoluer avec votre PME
Qu’est-ce qu’une solution VoIP pour PME ?
Une solution VoIP pour PME est un système de téléphonie qui transporte la voix sur un réseau IP. Les appels peuvent ainsi être passés et reçus depuis un téléphone IP, un ordinateur ou un smartphone compatible.
Cette technologie apporte davantage de souplesse qu’une téléphonie traditionnellement associée à une ligne et à un poste physique. Elle répond notamment aux besoins des PME qui développent le télétravail, la mobilité ou une organisation multi-sites.
Pour comprendre plus précisément la technologie, consultez notre définition de la VoIP.
Comment fonctionne la VoIP ?
Lors d’un appel VoIP, la voix est convertie en données numériques. Ces données circulent sur un réseau IP avant d’être reconstituées pour votre interlocuteur.
Plusieurs éléments interviennent :
une connexion réseau adaptée
un service de téléphonie VoIP
des numéros professionnels
des téléphones IP, softphones ou smartphones
des règles de routage
une plateforme de gestion des utilisateurs
Pour l’utilisateur, le fonctionnement reste simple : il compose un numéro et échange normalement avec son interlocuteur.
Quelle différence avec une téléphonie classique ?
La principale différence concerne l’infrastructure utilisée pour transporter les appels.
Le passage vers la téléphonie IP s’inscrit également dans la transformation progressive des réseaux téléphoniques historiques. Pour aller plus loin, découvrez notre point sur la fin du RTC.
Quels sont les avantages d’une solution VoIP pour une PME ?
Pour une PME, l’intérêt principal de la VoIP est de faire évoluer plus facilement la téléphonie avec l’organisation de l’entreprise.
Faciliter la mobilité et le travail hybride
Avec une solution VoIP, un collaborateur peut utiliser sa ligne professionnelle depuis différents équipements selon l’offre choisie :
téléphone IP
ordinateur avec softphone
smartphone professionnel
outil de communication unifiée
Cette souplesse est particulièrement intéressante pour le télétravail, les commerciaux en déplacement ou les entreprises pratiquant le hot desking.
Adapter la téléphonie à la croissance de l’entreprise
Une PME peut recruter, ouvrir un site ou réorganiser ses équipes rapidement. Une solution VoIP permet généralement d’ajouter des utilisateurs, de modifier les règles d’appels ou de faire évoluer les services sans reconstruire toute l’infrastructure.
C’est particulièrement pertinent pour les entreprises qui recherchent des solutions Cloud et Télécoms pour PME capables d’accompagner leur développement.
Simplifier la gestion des communications
La VoIP permet également de centraliser de nombreuses fonctions : groupes d’appels, transferts, renvois, messagerie vocale, routage ou encore statistiques.
Les équipes disposent ainsi d’un environnement plus simple à administrer au quotidien.
Quelles fonctionnalités choisir pour une solution VoIP PME ?
Toutes les PME n’ont pas besoin des mêmes fonctions. L’objectif est donc de choisir celles qui répondent réellement aux usages de vos collaborateurs.
Groupes d’appels et routage
Un groupe d’appels permet de distribuer un appel entrant entre plusieurs collaborateurs. Cette fonction est particulièrement utile pour un accueil, un service commercial ou une équipe support.
Les renvois et règles de routage permettent également d’adapter la distribution des appels aux horaires, aux équipes ou à la disponibilité des utilisateurs.
Softphone et mobilité
Le softphone transforme un ordinateur ou un smartphone en téléphone professionnel.
Il permet notamment aux collaborateurs de rester joignables lorsqu’ils travaillent à distance ou se déplacent régulièrement.
Convergence fixe-mobile
La convergence fixe-mobile permet de rapprocher l’usage du téléphone de bureau et du smartphone professionnel.
Un collaborateur peut ainsi conserver une continuité dans ses communications lorsqu’il quitte son poste de travail.
Intégration CRM et outils métiers
Une solution VoIP peut également être connectée à un CRM ou à d’autres applications métiers.
Le couplage téléphonie-informatique, ou CTI, peut par exemple permettre d’afficher automatiquement une fiche client lorsqu’un appel arrive.
Statistiques et analyse des appels
Pour les entreprises où le téléphone joue un rôle important dans la relation client, les statistiques permettent de suivre :
les appels entrants et sortants
les appels manqués
les volumes d’activité
les groupes d’appels
les périodes de forte sollicitation
Ces données peuvent aider les responsables à mieux organiser les équipes.
Sewan rassemble plusieurs de ces fonctionnalités dans sa solution de téléphonie d’entreprise.
Quelle solution VoIP choisir selon les besoins de votre PME ?
La VoIP peut être déployée de différentes manières. Le choix dépend notamment de l’infrastructure déjà présente dans votre entreprise.
Téléphonie Cloud ou hébergée
Dans une téléphonie hébergée, le système de téléphonie est géré à distance plutôt que dépendre entièrement d’un standard physique installé dans les locaux.
Cette approche convient particulièrement aux PME qui veulent faciliter l’administration et accompagner des collaborateurs répartis sur différents sites.
Trunk SIP
Votre PME possède déjà un PABX ou un IPBX encore adapté à ses besoins ? Il n’est pas toujours nécessaire de remplacer toute l’installation.
Un Trunk SIP permet de faire transiter les appels via IP tout en conservant le standard existant.
A retenir : une PME sans infrastructure à préserver pourra privilégier une téléphonie hébergée. Une entreprise disposant encore d’un standard pertinent pourra plutôt envisager une migration progressive avec un Trunk SIP.
Comment mettre en place la VoIP dans votre PME ?
Une migration VoIP réussie commence par une analyse de l’existant et des usages.
1. Faire l’inventaire de votre téléphonie
Identifiez :
le nombre d’utilisateurs
les numéros à conserver
les équipements actuels
les différents sites
les applications métiers
les besoins particuliers de certaines équipes
2. Identifier les usages
Un accueil n’aura pas les mêmes besoins qu’un commercial mobile.
Listez les fonctions réellement nécessaires : groupes d’appels, softphone, CRM, appels mobiles, statistiques ou encore routage avancé.
3. Vérifier le réseau
La qualité de la voix dépend du réseau qui transporte les communications.
Il faut donc vérifier la stabilité de la connexion, la capacité disponible, le réseau local et le nombre d’appels simultanés.
4. Préparer la portabilité
Si vous changez d’opérateur, identifiez les numéros à conserver et planifiez leur portabilité avant le basculement.
5. Tester et accompagner les utilisateurs
Avant le déploiement complet, testez les appels, les renvois, les groupes et les différentes applications.
Une courte formation permet ensuite aux utilisateurs de prendre rapidement en main les nouvelles fonctionnalités.
Qu’attendre d’un fournisseur VoIP pour une PME ?
Un fournisseur VoIP ne doit pas uniquement proposer des fonctionnalités. Il doit également accompagner l’entreprise dans la mise en place et l’évolution de sa téléphonie.
Une mise en service maîtrisée
La migration doit prendre en compte les lignes existantes, les numéros, les équipements et les éventuelles intégrations avec les outils de l’entreprise.
Une assistance technique claire
Avant de choisir un fournisseur, vérifiez :
les moyens de contacter le support
les horaires proposés
la gestion des incidents
les niveaux d’accompagnement
Une solution évolutive
Votre téléphonie doit pouvoir suivre les changements de l’entreprise : recrutements, nouveaux sites, télétravail ou ajout de nouvelles fonctionnalités.
Comment choisir un fournisseur VoIP pour votre PME ?
Pour comparer plusieurs offres, utilisez une grille de critères commune plutôt que de regarder uniquement le tarif affiché.
Les principaux points à vérifier sont :
La qualité du service et la stabilité des appels
Les fonctionnalités réellement nécessaires
La mobilité et le télétravail
Les intégrations avec vos outils existants
L’évolutivité de la solution
La simplicité d’administration
Le support et l’accompagnement
La lisibilité du coût global
La meilleure solution VoIP PME n’est donc pas celle qui possède le plus de fonctionnalités. C’est celle qui répond à vos usages tout en restant suffisamment flexible pour accompagner votre évolution.
Quel budget prévoir pour une solution VoIP PME ?
Il n’existe pas de tarif unique pour une solution VoIP.
Le budget dépend notamment :
du nombre d’utilisateurs ;
des téléphones ou casques nécessaires ;
des licences ;
des fonctionnalités choisies ;
des appels inclus ;
des intégrations ;
de l’accompagnement au déploiement.
Comparer uniquement un prix mensuel par utilisateur peut donc être trompeur. Il est préférable d’évaluer le coût global de la solution sur un même périmètre fonctionnel.
FAQ : solution VoIP PME
Le coût varie selon le nombre d’utilisateurs, les fonctionnalités, le matériel, les communications et les services associés. Pour comparer plusieurs offres, analysez le coût global plutôt qu’un simple prix par ligne.
Commencez par inventorier les lignes, numéros et équipements existants. Vérifiez ensuite votre réseau, choisissez l’architecture adaptée, préparez la portabilité et testez la nouvelle solution avant le basculement.
Cela dépend du fournisseur et du forfait choisi. Certaines destinations peuvent être incluses tandis que d’autres sont facturées séparément.
Le besoin dépend notamment du nombre d’appels simultanés et des autres usages du réseau. La stabilité, la latence et la perte de paquets sont également importantes pour maintenir une bonne qualité de voix.
Oui. Avec un softphone ou une application compatible, un collaborateur peut utiliser sa ligne professionnelle depuis son ordinateur ou son smartphone lorsqu’il travaille à distance.
La VoIP est la technologie qui transporte la voix sur IP. Le Trunk SIP permet de relier un standard existant à un réseau IP. La téléphonie Cloud héberge quant à elle le système téléphonique à distance.
Faites évoluer la téléphonie de votre PME Construisez une solution adaptée à vos équipes, vos usages et vos outils métiers.
